eJournal kan zo worden ingesteld dat e-mails vanaf een van de eigen domeinen worden verstuurd, of hoofdzakelijk vanaf het domein van je instelling. Bijvoorbeeld:
- no-reply@instelling.ejournal.app
- no-reply@ejournal.instelling.edu
Welke werkwijze je ook kiest, het is verstandig te controleren of de e-mails die eJournal verstuurt de e-mailfilterregels van je instelling passeren. Omdat e-mailfilterregels complex zijn en (onder meer) werken op basis van het domein en de reputatie van de afzender én de inhoud van de e-mail, heb je twee mogelijkheden:
- Zet
*.ejournal.appop de whitelist - Loop onderstaande checklist handmatig door
¶ Checklist
Gebruikt je instelling meerdere domeinen, bijvoorbeeld @student.instelling.edu en @employee.instelling.edu, elk met een eigen set filterregels, dan moet je de checklist voor elk domein doorlopen.
E-mails worden doorgaans binnen een minuut na de bijbehorende actie van de gebruiker afgeleverd.
¶ Stap 1: Uitnodigingsmails voor een eJournal-account
Binnen eJournal kun je handmatig een account voor gebruikers aanmaken en hun een registratiemail sturen. Hiervoor heb je een beheerdersaccount nodig. Navigeer naar het 'Beheerderspaneel' en open het tabblad 'Gebruikers Uitnodigen'. Voer hier de gegevens voor een nieuwe gebruiker in met het e-mailadres van je instelling en klik op 'Gebruikers Aanmaken & Uitnodigingen Versturen'.
Je zou een e-mail moeten ontvangen die lijkt op deze:
Activeer het account.
Uitnodigingsmails voor eJournal-accounts worden succesvol afgeleverd
¶ Stap 2: E-mails met een eJournal-token
Binnen eJournal kun je gebruikers laten inloggen met een eenmalig wachtwoord (OTP). Lees hier hoe je dit inschakelt en hier hoe je met een OTP inlogt.
Log uit met je zojuist geactiveerde account en log deze keer in via OTP. Je zou een e-mail moeten ontvangen die lijkt op deze:
Gebruik de token om in te loggen.
E-mails met een eenmalige eJournal-token worden succesvol afgeleverd
¶ Stap 3: Ondersteuningsmails
Binnen eJournal kunnen gebruikers contact opnemen met ondersteuning om een bug te melden of hulp te vragen. Open daarvoor het menu via je avatar rechtsboven en klik op 'Ondersteuning'. Selecteer hier 'Help' en vermeld duidelijk dat het om een validatiepoging gaat. Klik op 'Verstuur'; je zou een e-mail moeten ontvangen die lijkt op deze:
Bevestigingsmails van eJournal-ondersteuning worden succesvol afgeleverd
¶ Stap 4: Notificatiemails
De laatste stap is het uitlokken van een notificatie voor de gebruiker, bijvoorbeeld door de gebruiker aan een cursus toe te voegen.
- Wijzig de voorkeuren van je (nieuwe) account zodat notificaties over 'Nieuwe cursussen of programma's' zo snel mogelijk worden verstuurd
- Voeg je nieuwe account aan een cursus toe
Je zou een e-mail moeten ontvangen die lijkt op deze:
Notificatiemails van eJournal worden succesvol afgeleverd